PRIMENA RAČUNARSKIH TEHNOLOGIJA U ARHIVU GRADA NOVOG SADA

Primena novih tehnologija u Istorijskom arhivu u Novom Sadu počinje 1991. godine kada je izvršena nabavka prvog personalnog računara. Danas arhiv poseduje 16 personalnih računara međusobno povezanih u lokalnu računarsku mrežu .

Lokalna računarska mreža

Arhiv takođe poseduje 5 štampača povezanih sa mrežom, od kojih su 3 laserska. Osim navedenog arhiv je 1997.g. izvršio nabavku skenera. Arhiv za sopstvene potrebe a i za potrebe istraživača koristi takođe i uređaj za foto-kopiranje, a poseduje i faks uređaj.

Početkom 1999.g. Arhiv se povezao na svetsku računarsku mrežu. Ovo je učinjeno pre svega radi praćenja najsavremenijih svetskih trendova i iskustava u oblasti arhivistike, posebno u domenu arhivističke zaštite digitalizovanih izvora podataka. Tom prilikom u Arhivu je sačinjena Internet prezentacija arhiva koju dnevno ima od 10 do 15 posetilaca.

U navedenom periodu izvršena je obuka 18 radnika arhiva za rad na računarima. Obuka je izvršena kako u okviru samog Arhiva, tako i u okviru obuke tokom implementacije Jedinstvenog arhivskog informacionog sistema (JAIS). Radnici Istorijskog arhiva u Novom Sadu su zajedno sa radnicima drugih arhiva, a u okviru i pod nadzorom Arhiva Srbije, sve vreme bili aktivno uključeni u izradu navedenog informacionog sistema i u organizaciju obuke za radnike drugih arhiva. Programi izrađeni u okviru JAIS-a se svakodnevno i intenzivno koriste u Arhivu kako za potrebe Spoljne službe Arhiva, tako i za potrebe službe za obradu i sređivanje građe, depoa i rada sa istraživačima.

Program «Spoljna služba» - uvodni ekran

Program «Obrada i sređivanje arhivske građe» - uvodni ekran

Osim softvera koji je izrađen za potrebe JAIS u Arhivu postoji i sopstveni softver koji se koristi za izradu kartica analitičkog inventara i čija baza podataka sada ima oko 180.000 kartica. U praksi se ovaj softver pokazao kao izuzetno uspešan s obzirom da je vreme pretraživanja kartica koje su ranije izrađivane pisaćom mašinom, i pretraživane ručno, skraćeno više desetina puta. Istraživači u arhivu danas mogu u veoma kratkom vremenu da dobiju informaciju o građi za koju su zainteresovani, bilo usmeno od radnika u čitaonici Arhiva, bilo kao štampani izveštaj. Pored navedenog softvera, za interne potrebe Arhiva izrađen je i softver za računovodstvo, knjigovodstvo i opšte poslove.

Program «Analitički inventar»

Takođe je sačinjen i softver za spoljne korisnike (registrature) kojim se automatizuje kancelarijsko poslovanje, arhiviranje i praćenje toka dokumentacije u registraturama.

Program «Arhivska knjiga»

Jedinstveni arhivski informacioni sistem Srbije (JAIS) u delu koji se odnosi na obradu i sređivanje arhivskih fondova predvideo je mogućnost korišćenja digitalizovanog dokumenta. Istorijski arhiv u Novom Sadu je započeo sa digitalizacijom svojih fondova 1997. (pre svega ličnih, zbog njihovog relativno manjeg obima), korišćenjem tada raspoložive tehnologije (skenera A4 formata) i relacionih baza podataka. Izbor digitalnog formata dokumenta i aplikativni softver i informatička oprema bili su prilagođeni tadašenjem stepenu razvoja informatičke opreme i softvera.

S obzirom da su digitalni foto-aparati u to vreme bili veoma skupi, pogotovo oni koji su ispunjavali neke od potrebnih kriterijuma za izradu kvalitetnih fotografija, morali smo da sačekamo da njihova cena padne tj. da bude u nekim okvirima koje je Arhiv mogao da finansijski podnese. Posle dužeg traganja na »Internetu« i uz konsultovanje stručnih časopisa i stručnjaka koji se bave digitalnom fotografijom, a imajući u vidu naš relativno skroman budžet, opredeli smo se za CANON-ov model digitalnog foto aparata Power Shot A-40.

Ovaj digitalni aparat sa dvo-megapiskelnim CCD-om, je lak za korišćenje, a poseduje odlične karakteristike i pravi izvrsne slike za svoju klasu.

Ono što nas je, između ostalog, opredelilo da uzmemo ovaj vrlo dobar digitalni aparat je i mogućnost da se umesto baterija koristi ispravljač, što znatno pojeftinjuje i olakšava rad, i još važnije mogućnost upravljanja kamerom preko USB-a povezanog sa računarom. Ovo je velika prednost jer operater nema nikakav fizički dodir sa kamerom prilikom snimanja građe, jer se rad sa svim opcijama kamere vrši preko ekrana računara.

Kada je reč o digitalizaciji građe »Magistrata slobodnog kraljevskog grada Novog Sada 1748-1918«, treba napomenuti da su unos podataka o građi, tj. analitički podaci za svaki predmet pojedinačno, vrši još od 1994 .g. Podaci se unose na 4-5 PC računara i to svakodnevno. Unos podataka vrše arhivisti koji su specijalisti za latinski, nemački i mađarski jezik, kao i arhivisti koji unose podatke za dokumenta na srpskom jeziku. Naime, dokumenti Magistrata su na sva ova četiri jezika a njihovo prevođenje se vrši još od 60-tih godina prošlog veka. Prvih dvadesetak godina analitički inventari su izrađivani ručno ili uz pomoć pisaće mašine. Kao što je napred već rečeno, u bazu podataka je do sada uneto oko 160.000 predmeta dok je ukupna količina predmeta u fondu prema gruboj proceni oko 200.000.

Pored fonda Magistrata slobodnog kraljevskog grada Novog Sada, u Istorijskom arhivu u Novom Sadu, u toku 2003. godine započeta je i digitalizacija fonda Sreskog suda u Novom Sadu period neposredno posle drugog svetskog rata. Momentalo se vrši se digitalizacija tzv. “DN” predmeta iz 1945. godine koji se odnose na konfiskaciju i nacionalizaciju imovine “narodnih neprijatelja”. Za ovu građu je karakteristično da je ona uglavnom tipskog karaktera te svaki predmet sadrži 2-3 dokumenta koji se odnose na pojedinačni slučaj konfiskacije.

Inače, digitalni snimci ne drže u samoj DBF datoteci nego nezavisno, na CD-ROM i na više hard diskova u okviru računarske mreže arhiva. Osnovna baza sa tekstualnim podacima nalazi se na serveru. Ona je takođe izdeljena na nekoliko logičkih celina, prema periodima podataka koje sadrži. Kada se vrši pretraga po ključnoj reči za bilo koji atribut baze i locira željeni zapis, korisnik može osim što vidi analitički opis predmeta da isti odštampa i ono što je krajnji cilj celog projekta pregleda ili odštampa digitalnu fotografiju samog dokumenta. Time se postiže nekoliko bitnih prednosti:

1. Korisnik brzo i lako pronalazi željeni dokument prema ključnoj reči koju je uneo za pretragu.

2. Na ekranu dobija kratak opis dokumenta kao i podatke o njemu: signaturu, broj listova, jezik građe, itd., prevedene na srpski jezik (ako je predmet na nekom drugom jeziku), a koje može odmah da odštampa na štampaču.

3. Digitalni snimak samog dokumenta može da prikaže na ekranu računara i izvrši brz uvid da li sadrži podatke koji ga zanimaju, kao i da isti odštampa na štampaču.

4. Arhivska građa se ne »povlači« iz arhivskog depoa, ne haba se, ne postoji mogućnost uništenja, krađe itd., više korisnika može da koristi isti predmet, nema potrebe za vraćanjem građe natrag u depo.

5. Količina pregledanih dokumenata u jedinici vremena je nemerljivo veća u odnosu na klasične arhivističke metode pronalaženja dokumenata i davanja na korišćenje zainteresovanim licima.

6. Jednom digitalizovana građa kao i odgovarajuća aplikacija se mogu brzo i bez nekih posebnih troškova staviti na raspolaganje i zainteresovanim licima van arhivske čitaonice preko Internet-a, CD i DVD itd.