Istorijski
arhiv Grada Novog Sada ima status međuopštinskog arhiva i svoju delatnost vrši na
teritoriji devet opština i to: Bačka Palanka,
Bački Petrovac, Beočin, Žabalj, Vrbas, Novi Sad, Sremski Karlovci, Temerin i Titel.
Na poslovima zaštite arhivske građe van Arhiva rade dva radnika sa visokom stručnom
spremom. Arhiv vrši nadzor nad zaštitom arhivske građe van Arhiva u preko 1400 aktivnih registratura.
Arhiv na teritoriji arhivskog područja
vrši stručni nadzor nad arhiviranjem, čuvanjem,
stručnim održavanjem i odabiranjem arhivske građe, kao i izlučivanjem bezvrednog
registraturskog materijala kojem je istekao rok čuvanja; po potrebi nalaže mere
za otklanjane utvrđenih nedostataka, ukazuje stručnu pomoć, te pokreće prekršajni
postupak protiv imalaca arhivske građe i registraturskog materijala ukoliko
ne izvršavaju svoje obaveze.
Na osnovu zakonskog ovlašćenja Arhiv daje
saglasnost na Pravilnike o arhivskom
poslovanju i na Liste kategorija registraturskog
materijala sa rokovima čuvanja, te odobrenja
za izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala.
Arhivsku
građu čine izvorni i reprodukovan
pisani, crtani, kompjuterizovani, štampani, fotografisani, filmovani, mikrofilmovani,
fonografski ili na drugi način zabeleženi dokumentarni materijal od posebnog značaja
za nauku i kulturu koji je nastao u radu državnih organa i organizacija, orgna jedinica
teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, političkih organizacija i njihovih
organa, ustanova i drugih organizacija, verskih zajednica, kao i pojedinaca, bez
obzira na to kad je i gde nastao i da li se nalazi u ustanovama zaštite ili van
njih.
Registraturski materijal čine spisi, kompjuterski, filmski ili video
zapisi; slike u pokretu , tekstovi i snimci televizijskih programa, fotografski
i fonogramski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti; knjige i kartoteke
o evidenciji tih zapisa, zapisi i dokumenti, tekstovi i snimci radio programa, kao
i mikrofilmovi o njima, primljeni i nastali u radu državnih organa i organizacija,
organa jedinice teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, drugih
organizacija i verskih zajednica dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok
iz tog materijala nije izvršeno odabiranje arhivske građe u skladu sa odredbma Zakona
o kulturnim dobrima.
Bezvredan
registraturski materijal čine
delovi pisane dokumentacije ili na drugi način zabeleženi dokumentarni materijal
koji je izgubio operativnu vrednost za stvaraoca, tj. kojem je prestala važnost
za tekući rad, a koji nije ocenjen kao arhivska građa.
Stvaraoci - imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su:
- omogućivati nadzor nadležnoj ustanovi zaštite,
i dostavljati ustanovi zaštite podatke koje traži,
- doneti Pravilnik o arhivskom poslovanju (utvrditi način klasifikacije i arhiviranja
...) i izraditi Listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja
i dostaviti iste nadležnoj ustanovi zaštite radi dobijanja saglasnoti,
- čuvati arhivsku građu i registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju, u odgovarajućem
prostoru i zaštitnim jedinicama pakovanja,
- evidentirati
sav registraturski materijal i arhivsku građu u arhivskoj knjizi i dostaviti prepis arhivske knjige nadležnom Arhivu,
- vršiti odabiranje
arhivske građe i izlučivati registraturski materijal kojem je istekao rok čuvanja uz saglasnost nadležne ustanove
zaštite,
- izvršiti
primopredaju arhivske građe
(i registraturskog materijala) nadležnom Istorijskom arhivu shodno zakonskim odredbama,