SREĐIVANjE I OBRADA GRAĐE

U sastavu Arhiva kao posebna organizaciona jedinica posluje i odeljenje za sređivanje i obradu arhivske građe. Poslovi u odeljenju su vezani za rad zajedničkih službi, odeljenja depoa i odeljenja za izradu analitičkih inventara.

Delatnost odeljenja je registratursko sređivanje i obrada arhivske građe. Nakon dostavljanja građe i materijala iz depoa Arhiva na obradu, izvrše se predhodne radnje: pristupa se izradi plana za sređivanje, proučavanje Službenih novina, zakona i zakonskih propisa, kao i liste kategorija vezanih za datu dokumentaciju, pregledu građe i prikupljanju osnovnih podataka o stvaraocu. Potom se pristupi neposrednoj obradi i sređivanju, kao i tehničkim poslovima na arhivskoj građi, izradi predloga popisa registraturskog materijala za izlučivanje. Po završetku postupka sređivanja, izrađuju se naučno-obaveštajna sredstva: sumarni inventar sa beleškom o fondu, koja sadrži istorijat tvorca fonda i istorijat arhivskog fonda, zatim obrazac za vodič i karton arhivskog fonda. Urađena naučno-obaveštajna sredstva se predaju u centar za informacije, gde se kompletira dosije arhivskog fonda, a sređena građa se vraća u depoe na čuvanje, gde čeka dalju obradu odeljenja za izradu analitičkih inventara.

Primenu savremenih tehnologija u Arhivu, prati i odeljenje za sređivanje i obradu, koje je, takođe, opremljeno računarom. U svom radu najviše se služi programom JAIS-a, posebno njegovim delovima, vezanim za samo sređivanje i obradu, koji se odnose na opšte i osnovne podatke, informativna sredstva, količinu i popis sređene arhivske građe. Osim, rada u JAIS-u , odeljenju u obavljanju radnih zadataka, u velikoj meri pomaže i umrežavanje računara u Arhivu, kojim je olakšan protok informacija i podataka između pojedinih organizacionih jedinica.