U
sastavu Arhiva kao posebna organizaciona jedinica posluje i odeljenje depoa. Poslovi
u depou Arhiva su vezani za rad zajedničkih službi, odeljenja za sređivanje i registratursku
obradu, i odeljenja za izradu analitičkih inventara.
Osnovna delatnost odeljenja
je prijem i smeštaj preuzete građe, dostavljanje iste na sređivanje u
radne prostorije, smeštaj sređene građe, izdavanje građe na korišćenje za javne
potrebe i u privatno-pravne svrhe. U ostale poslove koje obavlja odeljenje spadaju
i revizija poretka fondova po registru fondova i zbirki, njihovo premeštanje, obeležavanje, tehničko održavanje opreme i uređaja,
kao i rad na evidencijama koje se koriste u JAIS-u
Zbog
neuslovnog smeštaja Arhiva, i nedostatka radnog i prostora za čuvanje građe, odeljenje
raspolaže sa depoima u dva objekta: zgrada jednostavne kasarne i barutane. U ukupno
6 jedinica depoa, nalaze se 2 prostorije
za prijem preuzete arhivske građe i registraturskog materijala i 21 prostorija
za smeštaj sređene građe, ukupne površine
oko 1000 m2. Prostorije depoa, mada neuslovne za osnovnu delatnost, ipak su u maksimalnoj
mogućoj meri namenski opremljene i iskorišćene, raspolažu većinom delom metalnim
policama, uređajima i sredstvima protiv-požarne zaštite, veštačkim osvetljenjem
i tamnim zastorima na prozorima protiv prodiranja prirodne svetlosti. Veliki nedostatak,
čini nemogućnost, praćenja i uticanja na mikro-klimatske uslove, kao što su temparatura,
vlažnost vazduha i ostalo.U depoima se čuva građa u količini 4409,71 m1, koju čine
797 sređenih fondova i preuzet materijal
1 fonda koji se nalaze u postupku obrade
i sređivanja. Iz pomenutog, se može zaključiti, da Arhiv neraspolaže sa dovoljnim
prostorom za prijem i smeštaj preuzete
građe, kao ni za smeštaj i čuvanje sređene građe,
a odeljenje depoa se svakodnevno susreće sa ovim problemom.
Primenu
savremenih tehnologija u Arhivu, prati i odeljenje depoa, koje je, takođe, opremljeno
računarom. U svom radu najviše se služi programom “Jedinstvenog arhivskog informacionog sistema“, posebno njegovim delovima, vezanim za topografske pokazivače fondova
u depou, same pozicije fondova i rezervacije pozicija smeštaja, zatim, reversima i zahtevima za izdavanje i vraćanje
građe, kao i količinom građe na čuvanju. Osim, rada u JAIS-u, odeljenju u obavljanju
radnih zadataka, u velikoj meri pomaže i umrežavanje računara u Arhivu, kojim je
olakšan protok informacija i podataka između pojedinih organizacionih jedinica.