ИСТОРИЈСКИ АРХИВ ГРАДА НОВОГ САДА
21000 Нови Сад, Филипа Вишњића 2а

 


Милорад Бешлин
виши архивист

ДИГИТАЛИЗАЦИЈА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ У ИСТОРИЈСКОМ АРХИВУ У НОВОМ САДУ
нека искуства и препоруке

Јединствени архивски информациони систем Србије (ЈАИС) у делу који се односи на обраду и сређивање архивских фондова предвидео је могућност коришћења дигитализованог документа. Историјски архив у Новом Саду је започео са дигитализацијом својих фондова 1997. (пре свега личних, због њиховог релативно мањег обима), коришћењем тада расположиве технологије (скенера А4 формата) и релационих база података. Избор дигиталног формата документа и апликативни софтвер и информатичка опрема били су прилагођени тадашењем степену развоја информатичке опреме и софтвера. Ограничења која су постојала у погледу величине формата докумета који је било могуће скенирати, величине графичке датеотека (фајла) која се том приликом креирала, проблеми приликом скенирања књига (оштећења која су врло реална због „пропуштања кроз скенер”), скенирања оштећене и труле грађе грађе итд. На срећу, данас су у скоро сва та ограничења у знатној мери превазиђена. Снижена је цена хардвера, а брзина процесора рачунара и капацитет мемоморије су драстично повећани. Исто тако цена медија за ускладиштење и чување информација смањена је више десетина пута. Пре само 5 година уређај за снимање на CD стајао је 30 пута! више него данас.

Због свега тога, од 2002. године врши се дигитализација архивске грађе у Историјском архиву у Новом Саду коришћењем дигиталног фото-апарата уз похрањивање података на оптичке дискове. У раду ће бити изнети технолошки аспекти овог поступка, повезивање дигиталих слика документа са релационим базама података, као и искуства која су стечена у току рада. Покушаћемо да дамо одоговор на питање: Да ли уз скроман буџет, какав мање-више, имају сви архиви и уз кадрове које поседујемо, можемо почети са дигитализацијом архивске грађе и шта нас на том путу очекује.

1. Примена нових технологија у Историјском архиву у Новом Саду

Примена нових технологија у Историјском архиву у Новом Саду почиње 1991. године када је извршена набавка првог персоналног рачунара. Данас архив поседује 16 персоналних рачунара међусобно повезаних у локалну рачунарску мрежу. Архив такође поседује 4 штампача повезаних са мрежом, од којих два ласерска. Осим наведеног архив је 1997.г. извршио набавку скенера А4 формата, а 2002.г. дигиталног фото-апарата и снимача за компакт дискове.

У наведеном периоду извршена је обука 18 од укупно 22 радника архива за рад на рачунарима. Обука је извршена како у оквиру самог Архива, тако и у оквиру обуке током имплементације Јединственог архивског информационог система (ЈАИС). Програми израђени у оквиру ЈАИС-а се свакодневно и интензивно користе у Архиву како за потребе Спољне службе Архива, тако и за потребе службе за обраду и сређивање грађе, депа и рада са истраживачима.

Осим софтвера који је израђен за потребе ЈАИС у Архиву постоји и сопствени софтвер који се користи за израду картица аналитичког инвентара и чија база података сада има око 160.000 картица. У пракси се овај софтвер показао као изузетно успешан с обзиром да је време претраживања картица које су раније израђиване писаћом машином, и претраживане ручно, скраћено више десетина пута. Истраживачи у архиву данас могу у веома кратком времену да добију информацију о грађи за коју су заинтересовани, било усмено од радника у читаоници Архива, било као штампани извештај. Такође је сачињен и софтвер за спољне кориснике (регистратуре) којим се аутоматизује канцеларијско пословање, архивирање и праћење тока документације у регистратурама.

Историјски архив у Новом Саду не поседује сопствену микрофилмску линију, нити уређаје за очитавање микрофилмова. Ова технологија, која се сада налази већ у зрелом добу, је проверена у пракси и њене карактеристике су мање-више познате. Микрофилм, као средство заштите архивских докумената је медиј који ако се чува под одређеним условима може да траје и више од стотину година. Фотографска, недигитална природа микрофилма значи да је снимак немогуће мењати, фалсификовати или на било који начин кориговати. Да би прочитали податке са њега довљна је лупа и светло за читање, за разлику од дигитализоване грађе која захтева како хардвер тако и софтвер, за које је познато колико се брзо развијају те често одговарајући формати записа и медији врло брзо застаревају[1]. С друге стране, дигиталне слике су незаменљиве када је реч о брзом индексирању и претраживању помоћу компјутера. Данас постоје усавршене релационе базе података које се могу користити помоћу релативно јефтине опреме. За претраживање меморија са огромним капацитетом складиштења потребна је опрема која је већ стандардни уређај у свакој канцеларији[2].Комуникације су на овај начин доведене скоро до савршенства, било преко модема, или интерних мрежа. Постоји и треће, средње решење које представља комбинацију прва два модела. Да би се решио и проблем сигурости, трајности и проблем брзог претраживања документа користи се тзв. хибридни систем заштите архивске грађе. Он обједињава сигурносни аспект микрофилма са брзином приступа дигиталном документу. Предности релативно јефитинијег процеса скенирања се комбинују са микрофилмовањем и то тако што се прво снима архивска грађа на микрофилм, а затим се врши његово скенирање скенерима високе резолуције, или обрнуто, почиње са са високо квалитетним скенирањем архивске грађе а затим компјутерски израђује микрофилм (тзв. COM модел) који се користи у сврху заштите архивске грађе[3].

Оно што се ту јавља као проблем је најчеђће цена уређаја који су потребни било за микофилмовање архивске грађе. Висока је и цена њиховог одржавања, цена репроматеријала итд. Наиме, чињеница је да би се устројила једна микрофилмска лабораторија са свим уређајима потребним за снимање и архивирање на микрофилм, дакле, микрофилмска камера, линија за процесирање и развијање микрофилма, његово дуплицирање и на крају коришћење преко микро-филм читача потребно је грубо од 30-100.000 па и више EUR у зависности од капацитета, брзине и других техничких карактеристика уређаја. Чак и ако се иде на варијанту да архив не поседује сопствену микрофилм лабораторију, већ послове микофилмовања архивске грађе обави треће лице ван архива које се бави овим пословима, само куповина једног микро-читача са штампачем стаје око 4000 EUR, за чега се поређења ради може набавити 5-6 солидних PC рачунара. Да не говоримо о проблему транспорта архивске грађе, трошковима који се том приликом јављају, ризицима од оштећења итд.

Имајући у виду све горе наведено, у Историјском архиву у Новом Саду се покушало пронаћи решење које ће бити прихватљиво како са архивистичке, тако и са комерцијалне стране. У току 1997. године је извршена је набавка скенера, формата А4, ради скенирање архивске грађе. У то време скенери формата А3, иако боље решење због различитих формата архивске грађе, били веома скупи и самим тим тешко доступни. Тада је извршено скенирање 2 лична фонда и то углавном у циљу истраживања могућности које пружају нове технологије у области заштите АГ. С обрзиром да су тадашњи 2-брзински снимачи CD-ова стајали око 8000! DM, а празни медији око 40 DM, скенирана грађа је похрањивана на хард-дискове тада још скромних капацитета. Још тада смо покушали да пронађемо прави однос између резолуције и величине фајла који се добија скенирањем једног документа. Закључили смо да је најрационалније скенирање у релативно високој резолуција од 300 dpi, али у монотоне моду, тј. црно-бело без нијанси сиве. С обзиром, да се радило о грађи између два светска рата, скоро у целини у А4 формату и документим куцаним на писаћој машини, ту није било готово никаквих проблема. Величине графичке датотеке за један скенирани документ је износила од 100-200 KB и то у TIFF формату. Проблем се јавио када се кренуло у скенирање једног већег архивског фонда и то из разлога што су документи, који су често, нарочито за раније периоде, писани руком, већег формата од А4. Због њиховог великог броја и релативно скромних капацитета тадашњих хард дискова није се могло пронаћи рационално решење за прављење електронске архиве већих фондова. Преношење на дискете није имало никаквог смисла јер на једну 1.44 MB дискету је могло да стане тек неколико докумената у TIFF формату, а као што је већ речено куповина CD писача није долазила у обзир због његове цене.

Ипак, веома брз напредак компјутерске технике, пад цена скенера А3 формата, CD-R уређаја, драстичан пораст капацитета хард дискова, довели су до тога да се крајем 90-тих почне озбиљно размишљати о куповини опреме која би могла да послужи сврси. тј. да се постојеће базе података аналитичког инвентара „Магистрата слободног краљевског града Новог Сада 1748-1918”, које су садржавале кратке описе документа, повежу са дигиталним фотографијама истих. У почетку се размишљало о куповини скенера А3 формата за дигитализацију архивске грађе, али се од тога ускоро одустало. Разлози за одустајање били су углавном због величине датотеке која се стварала скенирањем А3 формата, а која је била и до 40 MB, затим због релативно мале брзине скенирања појединачног документа и његовог похрањивања на хард-диск (и по неколико минута за појединачни документ), могућности оштећења старијих докумената и труле грађе због њиховог притиска на стаклену плочу скенера, и на крају и најважније, немогућности скенирања старих књига записника и других књига које улазе у фонд, због потенцијалне опасности од оштећивања докумената приликом скенирања, кидања корица и листова књига итд.

2. Пројекат дигитализације архивске грађе у Историјском архиву у Новом Саду

С обзиром да су дигитални фото-апарати[4] у то време били веома скупи, поготово они који су испуњавали неке од потребних критеријума за израду квалитетних фотографија, морали смо да сачекамо да њихова цена падне тј. да буде у неким оквирима које је Архив могао да финансијски поднесе. После дужег трагања на „Интернету” и уз консултовање стручних часописа и стручњака који се баве дигиталном фотографијом, а имајући у виду наш релативно скроман буџет, определи смо се за CANON-ов модел дигиталног фото апарата PowerShot А-40.

И, бар до сада, се нисмо покајали. Наиме, овај дигитални апарат са дво-мегапискелним CCD-ом, је лак за коришћење, а поседује одличне карактеристике и прави изврсне слике за своју класу. У тренутку набавке мислимо да је то био један од најбољих апарата на нашем тржишту када имамо у виду односе цена-квалитет фотографије. Иако је свима било потпуно јасно да би боље решење сигурно био професионални дигитални фото-апарат са 5, 6 или чак 10 мегапиксела, са свим опцијама које апарати те класе нуде, променљивим објективима, могућностима различитих подешавања, њиховом робусношћу итд., цена од 4000 EUR па навише, била је за нас непремостива препрека. С друге стране, реално, резолуције који ови апарати нуде су одличне, али су и фајлови који се том приликом праве огромни. Опет се ту мора пронаћи компромис, али за они којима буџет за дигитализацију није нешто што је пресудно, приликом одабира одговарајуће опреме, могу себи приуштити и неки од горе поменутих апарата. Иначе, CANON А-40 опремљен са 5,4-16,2 мм објективом и поседује 3x оптички зум. Максимални отвор бленде је ф/2.8 која се може подесити ручно или оставити у аутоматском режиму. Апарат користи Canonov AiAF (Artificial Intelligence Auto Focus) систем, који изоштрава слику базирану на три тачке. Фокусирање у три тачке изоштрава слику на жељену даљину, укључујући и макро опцију за снимање на блиским удаљеностима од 16-76 цм, што је посебно важно када се снима архивска грађа. Иако су све опције које се тичу брзине затварача, бленде, баланса белог и уоштравања аутоматске, могу се независно подешавати и ручно. Резолуције у којима А-40 може да снима дигиталне фотографије су: 1600x1200, 1024x768, 640x480.

Оно што нас је, између осталог, определило да узмемо овај врло добар дигитални апарат је и могућност да се уместо батерија користи исправљач, што знатно појефтињује и олакшава рад, и још важније могућност управљања камером преко USB-а повезаног са рачунаром. Ово је велика предност јер оператер нема никакв физички додир са камером приликом снимања грађе, јер се рад са свим опцијама камере врши преко екрана рачунара.

Ту се врши зумирање, подешавање резолуције, контрола баланса белог итд. Такође постоји могућност прављена пробних снимка, што траје изузетно кратко, а када се једном подесе сви параметри они се могу користити за рад са великим серијама докумената. Постоји могућност, а што се у пракси показало као веома корисно, да се подеси self-тајмер који врши окидање апарата у одређеним временским интервалима, тако да за то време оператер може да постави нови документ, окрене страницу итд. Пракса је показала да је довољно оставити око 2-3 секунде између два окидања да се подеси документ за следећи снимак. Апарат сам врши нумерацију слика и то од редног броја 1. или од редног броја од кога већ жели да се започне нумерација. Наравно, могуће је одмах променити назив датотеке или то учинити касније. У пракси се показало да је, због брзине рада, добро препустити самом апарату нумерацију снимака а у апликацији, односно да треба у пратећој датотеци са атрибутима снимка, извршити аутоматско генерисање редних бројева слогова те их повезати са бројевима снимака.

3. Софтверска подршка пројекта

Када је реч о дигитализацији грађе „Магистрата слободног краљевског града Новог Сада 1748-1918”, треба напоменути да су унос података о грађи, тј. аналитички подаци за сваки предмет појединачно, врши још од 1994 .г. Подаци се уносе на 4-5 PC рачунара и то свакодневно. Унос података врше архивисти који су специјалисти за латински, немачки и мађарски језик, као и архивисти који уносе податке за документа на српском језику. Наиме, документи Магистрата су на сва ова четири језика а њихово превођење се врши још од 60-тих година прошлог века. Првих двадесетак година аналитички инвентари су израђивани ручно или уз помоћ писаће машине. Иначе, архивска грађа овог фонда је веома интересантна за политичку, културну и привредну историју Новог Сада и околине. Ово је и најчеће коришћен фонд у Историјском архиву у Новом Саду. Значајан је и по томе што је у великој мери сачуван, тако да се кроз године и векове могу пратити одређени догађаји, појаве и личности. Иако и појединачни предмети имају велики значај, нарочито они из 18 века, на коме се налазе, између осталог и потписи Марије Терезије, Јосипа II и других аустријских владара, велики је број тзв. масовних или типских предмета, парница, судских пресуда итд., дакле оних докумената који тек као целина представљају праву ризницу за истраживаче овог периода.

Као што је напред већ речено, у базу података је до сада унето око 160.000 предмета док је укупна количина предмета у фонду према грубој процени око 200.000.

Основни атрибути наведене базе података су, као што се и види на предходној слици: Број фонда, фасцикла у којој је предмет, број предмета односно његова сигнатура, година настанка педмета, архивски број., напомена, текст саме картице, језик грађе и број листова у предмету. Програмски пакети који су били коришћени за израду апликације били су: FoxPro 2.6 за DOS, затим FoxPro 2.6 за Windows, FoxPro 3.0 и 6.0 за Windows. Формат базе података који се користи је DBF. Унос података се вршио независно од дигитализације саме грађе. Датотеке које садрже текстуалне податке не садрже у себи и дигиталне слике самих докумената, иако је и то могуће, преко поља типа GENERAL које у себи може да садржи и мултимедију, па самим тим и слике. Ово из разлога што се у том случају сама величина DBF датотеке драстично повећава, тј. сабирају се величине свих дигиталних снимака. Пошто је сваки дигитални снимак величине око 300-400 KB, није тешко израчунати да би величина датотеке била када се овај посао приведе крају око 80 GB што је, наравно, превише за садашње PC рачунаре, као и за саму апликацију, а не би се могло ни извршити рационално бекап-овање на CD-rom. Због тога се дигитални снимци не држе у самој DBF датотеци него независно, на CD-ROM и на више хард дискова у оквиру рачунарске мреже архива. Основна база са текстуалним подацима налази се на серверу. Она је такође издељена на неколико логичких целина, према периодима података које садржи. Када се врши претрага по кључној речи за било који атрибут базе и лоцира жељени запис, корисник може осим што види аналитички опис предмета да исти одштампа и оно што је крајњи циљ целог пројекта прегледа или одштампа дигиталну фотографију самог документа. Тиме се постиже неколико битних предности:

  1. Корисник брзо и лако проналази жељени документ према кључној речи коју је унео за претрагу.
  2. На екрану добија кратак опис документа као и податке о њему: сигнатуру, број листова, језик грађе, итд., преведене на српски језик (ако је предмет на неком другом језику), а које може одмах да одштампа на штампачу.
  3. Дигитални снимак самог документа може да прикаже на екрану рачунара и изврши брз увид да ли садржи податке који га занимају, као и да исти одштампа на штампачу.
  4. Архивска грађа се не „повлачи” из архивског депоа, не хаба се, не постоји могућност уништења, крађе итд., више корисника може да користи исти предмет, нема потребе за враћањем грађе натраг у депо.
  5. Количина прегледаних докумената у јединици времена је немерљиво већа у односу на класичне архивистичке методе проналажења докумената и давања на коришћење заинтересованим лицима.
  6. Једном дигитализована грађа као и одговарајућа апликација се могу брзо и без неких посебних трошкова ставити на располагање и заинтересованим лицима ван архивске читаонице преко Интернет-а, CD и DVD итд.

Поред фонда Магистрата слободног краљевског града Новог Сада, у Историјском архиву у Новом Саду, у току 2003. године започета је и дигитализација фонда Среског суда у Новом Саду период непосредно после другог светског рата. Моментало се врши се дигитализација тзв. „ДН” предмета из 1945. године који се односе на конфискацију и национализацију имовине „народних непријатеља”. За ову грађу је карактеристично да је она углавном типског карактера те сваки предмет садржи 2-3 документа који се односе на појединачни случај конфискације. Наш циљ је да се повезивањем са релационом базом података у којој ће се налазити индексирана имена оних лица чија је имовина конфискована, као и основни подаци о предмету конфискације, брзо и ефикасно дође до конкретног предмета, како би заинтересовано лице, односно његово наследник имали тренутну и потпуну информацију. Очекује се, након доношења Закона који ће регулисати ову област, велики прилив захтева за издавање грађе по овим питањима, те се морамо максимално ангажовати да овај тренутак дочекамо потпуно спремни.

Закључци

  1. Они архиви који већ поседују микрофилмску лабораторију, као и микрочитаче са штампачима микрофилмова, уколико за то постоје материјалне могућности, треба да размишљају о набавци скенера високе резолуције за скенирање микрофилмова односно да се определе за тзв. хибридну варијанту.
  2. Архиви који опрему за микрофилмовање не поседују, а ни у скорој будућности немају шансу да исту набаве као и да запосле одговарајући стручни кадар, могу да размишљају о директној дигитализацији архивске грађе са оригиналних документата путем скенера или, још боље, дигиталних фото апарата.
  3. Пре него што се уђе у поступак дигитализације архивске грађе треба утврдити идејни пројекат исте који нарочито треба да садржи:
  1. Циљеве и обим пројекта
  2. Избор фондова, на основу архивистичких критеријума, који ће бити дигитализовани
  3. Пројекат релационе базе података и начин повезивања дигиталних фотографија докумената са базом података
  4. Избор одговарајуће хардверске подршке; скенера, дигиталног апарата, рачунара, уређаја за снимање на CD или DVD.
  5. Начин заштите дигитализованих података, прављење резервних копија, њихова дислокација на бар два различита места итд.

РЕФЕРЕНЦЕ

  1. Photographic Processes, Christie's. Kenney, Anne R. and Oya Y. Reiger. Moving Theory into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives. Mountain View, CA: Research Libraries Group.
  2. Archives and Digital Longevity bibliography, from Virginia Tech.
  3. MOAC - A Report on Integrating Museum and Archive Access in the Online Archive of California. Richard Rinehart ,D-Lib Magazine (January 2003), Vol. 9, No. 1.
  4. Museums and the Online Archive of California Project (MOAC),
  5. Guide to Good Practice in the Digital Representation and Management of Cultural Heritage Materials.
  6. Manuscript Digitization Demonstration Project. Final Report. October 1998
  7. CCD Quality / Myth 2: Pixel Quantity vs. Quality, Kevin Borden.
  8. Accurate Image Manipulation for Desktop Publishing, Bruce Fraser,
  9. Intellectual Property Online: Patent, Trademark, Copyright, Archive
  10. The Colorado Digitization Project
  11. Produce, Publish and Preserve: A Holistic Approach to Digital Assets Management, Guenter Waibel, Digital Media Developer, UC Berkeley Art Museum & Pacific Film Archive
  12. Howard Besser, Information Longevity
  13. Handbook for Digital Projects:A Management Tool for Preservation and Access. Andover, MA: Northeast Document Conservation Center, 2000.
  14. PADI: Preserving Access to Digital Information. National Library of Australia, Canberra.
  15. National Digital Library Program. Building Digital Collections: Technical Information and Background Papers. (Web site)

[1] Примера ради, у Историјском архиву у Новом Саду је након стечаја једне новосадске фирме, преузета архивска грађа те фирме, између осталог и рачуноводствена документација на дискетама 5.25 инча. Иако је овај формат пре неких 7-8 година био сасвим уобичајен, испоставило се да у архиву постоји само још један 5.25 инчни диск драјв који може да очита овај формат. Али, алвај, две од три дискете које су преузете су биле потупуно нечитљиве. Дакле, с једне стране примили смо грађу која по Закону о културним добрима из 1994., може бити и у дигиталном (компјутерском) облику и стваралац ју је као такву нама и предао, међутим, испоставило се да је то што нам је предато потпуно неупотребљиво

[2] GUIDELINES FOR THE USE OF DIGITAL IMAGING TECHNOLOGIES FOR LONG-TERM GOVERNMENT RECORDS http://www.archives.state.al.us/ol_pubs/digital.html

[3] Nicholson Baker, Double Fold: Libraries and the Assault on Paper (New York: Random House, 2001). Jonathan M. Bloom, Paper Before Print: The History and Impact of Paper in the Islamic World (New Haven: Yale University Press, 2001). Abigail J. Sellen and Richard H. R. Harper, The Myth of the Paperless Office (Cambridge: The MIT Press, 2002).

[4] Детаљније о дигиталним фото апаратима видети нпр. На:
http://electronics.howstuffworks.com/digital-camera1.htm